Den Gode Proces - Anskaffelse

Det er vigtigt, du inden anskaffelsen danner dig et overblik over udbudsprocessens forskellige faser, kontraktforhold og sikre under udviklingen løbende kvalitetssikre dit produkt. Det kan gøre din løsning bedre og hjælpe dig med at undgå dyre tilbageløb under udviklingsprocessen.

Print anbefalingerne

Undersøg brugerbehov

Print anbefalingerne

Undersøg forretningsbehov

Sørg løbende for at den brugergrænseflade du udvikler lever op til de succeskriterier, som blev opstillet ved projektets opstart. Det kan du gøre på flere forskellige måder:

Planlægning: Alle former for udbud og anskaffelse kræver grundig forberedelse Læs mere
Læs mere om 'Planlægning'

Alle former for udbud og anskaffelse af nye selvbetjeningsløsninger begynder med en grundig planlægning. Du skal afklare ressourceforbruget, vælge udbudsformen og lægge en strategi for kontrakten. Det er en god idé at udarbejde en tidsplan, der skitserer hele udbudsprocessen.

Du skal i din planlægning forholde dig til følgende:

  • Intern organisering: Når du skal organisere udbuddet internt i en kommune, skal du sikre, at personale med relevante kompetencer bliver inddraget. Du skal også sørge for, at der er en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem det personale og de afdelinger, der inddrages. Det sidste gælder især, hvis du som udbyder vælger at afgive kontrolbud i forbindelse med et udbud.
  • Udarbejdelse af tidsplan: En tidsplan for hele udbudsforløbet kan være med til at sikre, at der både afsættes tid til de enkelte faser i udbudsforløbet og til eventuelle politiske behandlinger undervejs.
  • Valg af udbudsform: Der findes seks forskellige udbudsformer i EU's Udbudsdirektiv. Som udbyder bør man kende fordele og ulemper for dem alle, inden man beslutter, hvilken man vil bruge.
  • Kontraktstrategi: Skal man opdele udbuddet i små eller store kontrakter? Korte eller lange kontrakter? Det er strategiske spørgsmål, som I skal overveje allerede i planlægningsfasen.
  • Håndtering af fysiske aktiver: Ved udbud af større driftsopgaver overdrager udbyder ofte relevant materiel og bygninger til den nye leverandør. Det kan for eksempel ske som lån, leje eller salg. Overvej hvordan I bedst kan gribe opgaven an.
  • Kontrolbud: Hvis du som udbyder selv skal udarbejde et kontrolbud, bør den kommunale enhed, der afgiver buddet, have klart definerede frihedsgrader i forhold til driften.
  • Politisk behandling: Det er politikerne, der i sidste ende er ansvarlige for udbuddet. Derfor er det vigtigt, at de inddrages i relevant omfang.
  • Orientering af personalet: Når politikerne påtænker at sende en opgave i udbud, skal relevante dele af organisationen orienteres, så de kan give deres bemærkninger hertil. Der skal også tages stilling til, om virksomhedsoverdragelsesloven er aktuel.
Udbudsmateriale: Overhold gældende udbudsregler og forbered relevant materiale Læs mere
Læs mere om 'Udbudsmateriale'

Du skal overholde gældende udbudsregler, som indeholder regler om, hvilke oplysninger der skal offentliggøres ved et udbud, og hvor udbuddet skal offentliggøres. Reglerne suppleres også af den nationale lovgivning. Derudover gælder de almindelige EU-retlige principper om ikke-diskrimination, ligebehandling osv. også ved udbud.

Som udbyder skal du give potentielle tilbudsgivere et klart billede af, hvad der udbydes. Spillereglerne skal være tydelige, både når det gælder konkurrencen og for den efterfølgende drift.

Du skal forholde dig til følgende:

  • Udbudsbekendtgørelse: Hvor skal udbudsbekendtgørelsen offentliggøres? Hvilket indhold og materiale skal med og i hvilken form og struktur?
  • Konkurrencen: Hvilke udvælgelseskriterier skal jeres tilbud vurderes ud fra, og hvordan vægtes de? Er der minimumskrav, der skal opfyldes? Er der nogle leverandører, der udelukkes? Hvilken økonomisk, finansiel og teknisk formåen skal leverandøren have? Hvilke tildelingskriterier skal tilbud vurderes ud fra - fx laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud?
  • Evalueringsmodel: Vil du acceptere alternative tilbud eller tilbud med forbehold?
  • Kravspecifikation: Du skal udarbejde en sigende kravspecifikation dvs. tekniske specifikationer, krav til ydelse og leverandør, en beskrivelse af brugerens servicerejse, beskrivelse af forretningsbehov, specifikation af tilbuddets ønskede detaljeringsniveau osv. Hvis du er ved at anskaffe dig en digital selvbetjeningsløsning, så skal den leve op til de 24 krav til brugervenlighed og tilgængelighed specificeret i ’Kravbanken’. Derudover kan du bruge udviklingsvejledningens anbefalinger til ’den gode proces’ som inspiration til, hvilke krav der skal opfyldes i jeres udviklingsproces. Du kan med fordel inkludere en tjekliste til kravspecifikation. Besøg eventuelt værktøjer som: Udbudsportalen.dk og Udbudsværktøjskassen for tilgængelighed.
  • Kontrakttype: Du skal specificere kontrakttypen, løbetid, betalingsbetingelser osv. 
Udbudsprocessen: Sikre en saglig og gennemsigtig proces, informer tilbudsgiver og overhold udbudsreglerne Læs mere
Læs mere om 'Udbudsprocessen'

Udbudsrunden strækker sig fra offentliggørelsen af udbudsmaterialet indtil modtagelse af tilbud og valget af leverandør.

Du skal sikre, at processen sker på en saglig og gennemsigtig måde. Når resultatet af valget foreligger, skal alle tilbudsgiverne informeres. Du skal overholde forskellige regler for både offentliggørelse og for valget af leverandør for at sikre, at alle potentielle tilbudsgivere får ens vilkår.

Udbudsrunden indeholder normalt følgende trin:

  • Offentliggørelse af udbuddet: Der stilles ganske præcise krav til, hvad en udbudsbekendtgørelse skal indeholde, og hvor den som minimum skal offentliggøres.
  • Besvarelse af spørgsmål: Både spørgsmål og svar bør altid afgives skriftligt, og de skal gøres tilgængelige for alle, der har fået udbudsmaterialet.
  • Modtagelse og åbning af tilbud: Du bør som udbyder overholde visse procedurer, når du modtager og åbner de indkomne tilbud.
  • Vurdering af tilbud: Der gælder bestemte regler og procedurer, som udbyder skal være  opmærksom på ved vurderingen af de indkomne tilbud.
  • Annullation: Der kan i løbet af en udbudsproces opstå omstændigheder, der medfører, at udbuddet må annulleres.
  • Standstill-periode: Ved EU-udbud skal der minimum gå 10 dage fra udbyder giver tilbudsgiverne besked om valg af leverandør, til kontrakten må underskrives. Det kaldes standstill-perioden.
  • Kontraktindgåelse: Når standstill-perioden er overstået, og eventuelle tvivlspørgsmål er afklaret med den valgte tilbudsgiver, kan kontrakten indgås.
  • Offentliggørelse af resultatet: Ved EU-udbud er der præcise regler for, hvordan udbyder skal orientere om resultatet.