Y3 EA governance

Formål

Hovedformålet med denne aktivitet er at sikre at målarkitekturen realiseres ved at arkitekturarbejdets produkter udvikles, vedligeholdes og bringes i anvendelse. Det vil sige:

  • Sikre at it principperne bliver fulgt.
  • Sikre at den fastlagte enterprise arkitektur bliver fulgt og implementeret i praksis.
  • Sikre at it og investeringerne understøtter virksomhedens forretningsmål.
  • Prioritere investeringerne i forhold til arkitekturen (og dermed forretningsmålene).
Input

Denne aktivitet kan i det løbende arbejde anvende input fra alle andre aktiviteter. Vi har valgt en række af de vigtigste dokumentationstyper ud (se inputboksen)

Output

EA governance strategi (Y3.1) - et dokument der typisk omfatter:

  • Identifikation af økonomiske, organisatoriske og andre rammer for hvordan en enterprise arkitektur kan implementeres i organisationen.
  • Identifikation af nøgle-aktører, herunder beslutningstagere for forskellige it-relaterede beslutninger. Dermed bliver disse involverede allerede fra start.
  • Ovenstående punkt kan med fordel udvides til en egentlig interessentanalyse. Denne giver et overblik over alle interessenter i EA (også de der ikke aktivt indgår i at udvikle EA), deres respektive interesser, og planlægger aktivt deres involvering i EA forløbet.
  • Strategier og kritiske succesfaktorer for EA governance.
  • Identifikation og foreløbig beskrivelse af de strukturer og processer der skal etableres.

EA governance beskrivelse (Y3.2) - et dokument der sætter rammer for EA governancen, og beskriver:

  1. EA organisationsstruktur, med styregruppe(r), arbejdsgrupper, en enterprise arkitekt rolle, osv. 
  2. Review processer, således at projekter/programmer reviewes imod EA.
  3. Vedligeholdelsesprocesser, således at EA løbende holdes opdateret.
  4. Kommunikationsprocesser, således at EA formidles, internt og eksternt

Endelig indebærer aktiviteten en løbende EA governance eksekvering, der starter med etablering af EA organer, start på EA processer og dermed EA governancen.

Metode

De centrale aktører er forretnings- og it-ledelsen og projektledere samt enterprisearkitekten / chefarkitekten.

På løningsprojektniveau er opgaven at deltage i og være i dialog med den organisation og de processer, der er etableret til at sikre EA governance, Et projekt kan både være bruger af og bidragsyder til EA og dermed have forskellige interesser i relation til EA governance.
 
Dette er i alt væsentligt en aktivitet med opgaver og leverancer på EA niveau.  Formålet er at sikre at EA
  • Publiceres/kommunikeres – til alle interne og eksterne interessenter
  • Overholdes – at alle projekter af en vis størrelse og taktisk betydning evalueres for at sikre at de overholder arkitekturen, og/eller at afvigelser bevidst godkendes.
  • Implementeres – at projekter proaktivt initieres for at sikre fremdrift hen imod den fremtidige arkitektur.
  • Overvåges og opdateres – således at teknologiske, organisatoriske, forretningsmæssige og andre ændringer afspejles i arkitekturen.

Fra starten af EA-arbejdet og løsningsprojekterne skal der opstilles rammer, der skal sikre, at enterprise arkitekturen kan realiseres, at nøgle-aktører tages i ed og involveres, og at der sikres et kontinuerligt forløb efter at et projekt har defineret (en del af) enterprise arkitekturen.

Der er varierende grad af hvordan styringen foretages, se nedenfor. Formålet med denne aktivitet er altså i høj grad at sikre, at alle de aktiviteter der har fundet sted og leverancer der er blevet produceret, i EA forløbet, nu bindes sammen til noget, der bevæger organisationen hen imod den definerede EA. EA governce er tæt forbundet med organisationens EA modenhed.

Nedenfor er anført hovedaktiviteter, som bør overvejes gennemført i EA governance:
 
EA governance organisation 

Disse kan omfatte:

  • En styregruppe, der fastlægger vision, mål og strategier for en EA, arkitekturen, træffer overordnede beslutninger, og afsætter resourcer til EA’s fortsatte vedligehold. Medlemmer her er fra virksomhedens øverste ledelse, både stabs- og linieområder, og fra både forretning og teknik.
  • Et Review Board, der mødes ca. 8-12 gange årligt og træffer beslutninger vedr. arkitekturen, reviewer/prioriterer projekter og indsatsområder, der relaterer sig til enterprise arkitekturen, initierer arbejdsgrupper, task forces og andre initiativer, der skal vedligeholde EA, reviewer resultatet af disse, og eskalerer til styregruppen om nødvendigt. Medlemmerne bør rekrutteres fra forretning og teknik, og bør være personer med pondus i deres egen organisation, og et bredt udsyn.
  • En eller flere task force(s), der nedsættes på foranledning af review boardet, for at afdække et teknisk eller forretningsmæssigt område der kan påvirke enterprise arkitekturen; indgå med EA-ekspertise i projekter eller på anden måde fremme enterprise arkitektuen. En taskforce vil levere beslutningsgrundlag til review boardet.
  • En enterprise arkitekt / chefarkitekt, der – evt. bistået af et EA sekretariat – varetager mange af daglige, praktiske opgaver i EA governance arbejdet. Herunder at være i tæt kontakt med EA-relaterede initiativer i og udenfor organisationen, på baggrund af dette proaktivt foreslå initiativer, forberede møder, følge op på konklusioner, være daglig kontakt til EATFer og andre EA interessenter, mv. EA sekretariatet kan også have ansvaret for at EA i praksis dokumenteres og publiceres løbende.

EA processer: Definition og igangsættelse af EA processer

Disse kan omfatte:

​EA projekt review processer. Der skal eksistere klare, gennemsigtige og veldokumenterede processer omkring review af projekter, prioriteringer imellem disse, og måske egentligt portefølje management. Dette kan fx omfatte hvornår der kan dispenseres, metode til konsistent vurdering af projektets værdi, krav til ansøgende projekter og så videre. Man vil sikkert foretage review på forskellige tidspunkter i et projekts levetid:

  • Pre-projekt vurdering, som er en vurdering af hvor relevant et projekt er i EA sammenhæng, og planlægger yderligere EA audits ud fra dette.
  • EA projekt reviews, hvor EA compliance planlægges, fremdrift vurderes, og afvigelser godkendes/afvises.
  • EA post-projekt vurdering, hvor relevante erfaringer fra projektet opsamles og indarbejdes i EA.

​EA vedligeholdelsesprocesser. Enterprise arkitekturen skal kontinuert holdes opdateret og understøtte forretningen. Der bør foretages periodiske målinger af om enterprise arkitekturen adresserer de udfordringer som blev dokumenteret i ”A1 EA-relaterede udfordringer”. Der kan tænkes følgende vedligeholdelsesprocesser:

  • EA teknologi-overvågning, hvor man overvåger teknologiske trends der bør få betydning for EA, og laver anbefalinger ud fra dette.
  • EA forretnings-overvågning, hvor man overvåger lovgivnings/markeds/brugermæssige tendenser, og laver anbefalinger ud fra dette.
  • EA ændringsønske-behandling, der dels giver mulighed for at alle relevante interessenter kan komme med ændringsønsker/forslag, dels kan behandle disse, og dels synliggøre disse.
  • EA dokumentation – den konkrete vedligehold af EA i de valgte værktøjer og rammer.

EA kommunikationsprocesser. Barrieren for en succesfuld enterprise arkitektur er oftest at den ikke er kendt eller forstået. En EA må ikke drukne i procesdokumentation, men skal bruges i det daglige når der planlægges og laves arkitektur i praksis. Kommunikation kan indeholde:

  • EA forklaring: rollespecifikke og praktiske vejledninger (fx hvad betyder arkitekturen for udvikleren.
  • EA publikation: opdateret og lettilgængelig dokumentation (intranet, værktøjsintegration). En tilgængelig EA gør det lettere for andre at genbruge og forbedre den.
  • EA evangelisering; høj synlighed i organisationen. Omfatter præsentationer, kommunikation af succeshistorier, mv.
Gode råd

Hvis organisationen skal til at starte EA-arbejdet op er det vigtigt at være opmærksom på, at de organisationsstrukturer og processer, der foreslås her, etableres så hurtigt som muligt når EA. Herved sikres en flydende overgang fra udarbejdelsen af en EA arkitektur til implementeringen af denne. 

En EA governance praksis kan fastlægges uden, at der er en egentlig migreringsplan til stede, og i dette tilfælde er EA governance endnu meget vigtig. I så fald holder man de enkelte projektforslag op imod arkitekturen, og udøver governance den vej. Har man lavet en egentlig EA migreringsplan, skulle de vedtagne projekter forhåbentlig lede til realisering af den fremtidige EA. Men selv her bør der være governance, idet verden jo ikke står stille imens projekterne implementeres.

Det er vigtigt at bemærke at EA governance og it governance er forskellige ting. De er overlappende, men ikke identiske. EA governance dækker ”bredere” (mere forretning), mens ”it governance går ”dybere”. It governance beskæftiger sig således med etablering af en it driftsorganisation og dennes arbejdsgange, med styring af serviceaftaler, mv. – områder som er vigtige, men lidt udenfor en EAs mål om at styre på de store linjer. It governance har også en mere daglig indflydelse på it budgetstyring.

Metoder som ITIL, COBIT og CMMI er velegnede til it governance, og kan inspirere EA governance, omend deres fokus ikke specifikt er EA - ITIL har f.eks. fokus på Service management.

Ifølge MIT Sloan (CISR WP No. 349, Weill and Ross, 2004) omfatter it governance beslutninger og styring af følgende fem store områder:

  • It principper: Beslutninger på højt niveau om den strategiske rolle, som it spiller for virksomheden.
  • It arkitektur: Et integreret sæt af tekniske valg som hjælper organisationen med at opfylde kravene til virksomheden.
  • It infrastruktur: centralt koordineret, fælles it-services som understøtter virksomheden forretningsfundament og typisk oprettet inden præcise behov var kendt (historisk evolution).
  • Behov for forretningsapplikationer: forretningskrav til indkøbte eller internt udviklede applikationer.
  • Prioritering og investering: beslutninger om hvor meget og hvor der skal investeres i it.

Nærværende OIO metode er en arkitekturmetode, og omfatter EA governance i bred forstand. Fælles med definitionen anvendt i MIT Sloan ovenfor skal it-arkitekturgovernance i denne aktivitet

  • Sikre at it principperne bliver fulgt.
  • Sikre at den fastlagte enterprise arkitektur bliver fulgt og implementeret i praksis.
  • Sikre at it og investeringerne understøtter virksomhedens forretningsmål.
  • Prioritere investeringerne i forhold til arkitekturen (og dermed forretningsmålene).

Permanent URL til denne artikel: http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/node/65